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        培訓內容也需要數字化轉型

         2020-02-10 00:00:00   www.trainingindustry.com
        培訓的傳統方式已經不適合現在的員工,將現有的培訓手段數字化才是解決之道。本文提到的調研為您解釋了背后的理由。

        數十年來,工作場所的培訓計劃一直都是循規蹈矩的形式。在職培訓中,經驗不足的員工與經驗豐富的員工配對,一直以來都是工作場所中學習的主要方法。如果沒辦法安排一對一的培訓,組織通常會安排講師帶培訓班。但是,在過去的幾十年中,科技給工作場所帶來了許多影響,與此同時,組織也希望為員工的學習與發展提供個性化指導,這兩者得以緊密結合。由于許多組織過去的培訓內容停留在紙質媒介上,因此這樣的組織無法調整員工的學習路徑,以適應不斷變化的培訓需求。

        將現有內容轉化為數字格式引發許多人對此類學習和培訓的效果和收益進行思考。公司該如何實現在整個企業范圍內進行培訓內容的轉換?參與培訓的人員在哪些細分領域最有可能受益?哪些培訓主題適合轉換?公司在重新利用過去的培訓內容時期望取得什么成果?在實現培訓目標方面會面臨哪些障礙?最后,對于采用這些技術,參與培訓的員工感受如何?

        為了更詳細地探討這些問題, 企業學習服務提供商Training Industry, Inc. 和Conduent Learning Services 進行了一項研究,詢問了企業的學習與發展團隊為了向受訓員工提供材料,如何利用技術解決方案來重新定位和重新包裝現有的培訓內容。

        他們以保密的形式對來自273 家公司的受訪者完成了一項調查,報告受訪者所屬的組織如何將過去以紙質媒介打印或培訓班形式提供的內容,應用數字解決方案進行轉換(CTC)。

        首先,他們要求受訪者評估公司培訓計劃的總體效果。高達82%的受訪者認為其公司的員工培訓至少能取得中等的效果。為了比較,該報告的統計還表明,盡管大多數公司成功部署了有效的培訓,但改進的空間依然存在,因為從數字上來看,50%的受訪者對其公司的培訓評價是“有中等效果”或“既非有效,也非無效”。

        接下來,他們要求受訪者對其公司使用的培訓材料進行分類,選項從打印件(即以紙質形式提供所有培訓材料)到電子檔(即以電子形式提供所有材料)。共有43%的公司屬于兩種方式混合使用。但是,在其余的受訪者中,有41%表示他們主要使用打印件,而相比之下,主要使用紙質材料的受訪者只有16%。

        我們可以推測,培訓好的公司很可能是將兩種方式混合使用的。但是,如前所述,大多數公司仍有提高的空間。因為,有24%的受訪者表示其公司使用的培訓材料兩種方式的比例大致相等,對總體培訓效果的評價也是“有中等效果”。

        但是,培訓效率的提高僅僅需要提供多種培訓方式就好了嗎?這項研究表明,正是由于引入了數字材料,人們才感覺到學習的效果更好了。因此,有79%的受訪者更喜歡數字資料而不是印刷資料,而且有超過三分之一的人對數字內容的評價是“好得多”。不過,還有17%的受訪者認為,就支持學習的有效性而言,印刷版的材料差不多與數字版的材料等效。

          評估數字化培訓內容的效力

        接下來,研究人員就特定培訓主題向受訪者詢問數字化培訓內容(CTC)的功效。數據顯示,培訓、入職、產品/ 服務知識、軟技能、認證以及與HR 相關的培訓被認為是最適合CTC 的主題。值得注意的是,受訪者認為語言培訓和流程改善培訓(例如,六西格瑪、精益培訓等)的轉化潛力最低。

        研究的結果引出了一個問題:為什么某些培訓主題比其他的更適合數字化?潛在因素有很多,包括:

        1. 需要定期更新的內容,或者與其他主題相比,保存期限短的內容。盡管必要內容的刷新頻率可能經常變化,但是數字格式在更新和傳播CTC 時可以提供更大的靈活性。例如,組織可能需要更新IT 相關的培訓內容,以跟上軟件版本和企業升級的步伐。

        2. 為大多數學習者服務的內容。當某個培訓主題與組織中的大多數人相關時,CTC 在提供內容方面更靈活,也能服務于更多員工,在擴大培訓規模時比印刷格式更方便。例如,假設有足夠的新員工或并購,那么隨著時間推移,可能會為大量員工提供入職培訓,此時花時間將培訓內容遷移到數字化平臺就是值得的。

        3. 與其他主題相比更頻繁訪問的內容。許多接受培訓的員工可能會在訪問某些內容之后不再重新訪問。其他類型的內容可能覆蓋的員工總數較少,但對于某些角色至關重要。在這種情況下,CTC 可以充當工作上的輔助工具,只需制定初始培訓計劃,讓員工熟悉如何使用即可。例如,可以定期將產品/ 服務的知識培訓內容提供給員工,讓他們在工作中頻繁地進行參考,不論員工是否已完成培訓。

        4. 無需講師即可學習的內容。主要由介紹程序或陳述知識的內容組成,且可在各種平臺上輕松呈現的主題就屬于這種。例如,IT 可以將培訓轉換為數字形式,使受訓員工在沒有講師指導的情況下,通過材料進行學習并練習應用。

        5. 可以分解為多個章節進行學習的內容。可以輕松地分解為不同的組成部分并分別傳授的內容也可以適用CTC 形式,從而讓受訓員工的培訓過程更加可控。例如,與在單個漫長的課程中覆蓋相同內容的培訓班相比,如果將學習材料劃分為較小的模塊,則員工可以更輕松地通過認證課程。

          在不同受眾間循環利用內容

        通常,企業的學習與發展團隊的職責不限于為員工提供培訓,接受培訓的對象還包括外部合作伙伴、承包商和客戶。研究人員要求受訪者對CTC 對這些學習者群體的潛在收益進行評估,以區分某些公司是否認為使用打印材料會限制培訓的價值。

        CTC 給許多不同類型的受眾帶來了可觀的學習收益,這一點幾乎形成了受訪者的共識。受訪者認為內部員工從中受益最多,這種觀點似乎并不出乎人們的意料。93%的受訪者認同CTC 會對員工的工作產生積極影響。但是,與此同時,至少有四分之三的受訪者同時認為CTC 能讓其他的受眾從學習中受益。

        但是,從學習中受益的對象并不是評估CTC 收益的唯一指標。不同代際的學習者從中期望得到的價值也存在明顯的差異。首先,受訪者最信賴的是CTC 對年輕一代的價值,其中53%的人堅信轉成電子版之后的培訓會讓使該員工群體受益。

        最后,研究人員要求受訪者評價CTC對不同職位類型的潛在收益。結果表明,在四分之三以上的公司中,組織通過轉化打印版的培訓材料,使得各種角色的員工受益。

        綜上可得,受訪者認為CTC 對幾乎任何學習者都有好處,無論他們來自公司內部還是外部,處于職業生涯的早期或后期,以及他們在組織中擔當何種角色。

          平衡數字化培訓的利弊

        在前文,我們已經討論了CTC 總體上的收益,但公司關注的是一些更具體的好處。這些好處涉及到提供更多的培訓機會,減少相關的交付成本,改善學習體驗以及提高培訓指標等。結果表明,受訪者認為,幾乎所有的潛在利益都可以成為組織向數字化培訓轉型的理由:

        ● 通過移動設備訪問

        ● 采用創新技術

        ● 追蹤內容使用情況和相關性

        ● 降低差旅成本和培訓時長

        ● 減少培訓場地的成本

        ● 提高培訓效率

        ● 擴大培訓規模

        ● 提升員工參與度

        ● 讓更多公司領導者/ 相關主題的專家參與

        ● 融入游戲化的培訓思路

        ● 提升組織效率

        ● 衡量專注程度和出席率

        但是,遷移到CTC 并非沒有障礙。這里面存在一系列資源上的挑戰、治理方面的阻礙以及基礎設施上的不足,足以打亂原本有效的CTC 部署。在這方面,將整個企業的培訓遷移到CTC 所要付出的努力在某種程度上與培訓本身幾乎或完全沒有關系。超過三分之二的受訪者表示,尋求培訓轉型的公司會關注所有這些挑戰。

        研究人員還向受訪者就員工個人的工作成果提出了一系列問題。這些工作成果包括:

        受訪者的工作角色的清晰程度:角色清晰度高的員工覺得對自己的工作期望有清晰的了解。他們非常了解自己的職責所在,工作任務的優先級背后的理由,以及他們的工作在周遭制度化的流程中起到什么作用。

        受訪者以工作為核心的程度:這一指標較高的員工會認為其工作就在很大程度上定義了他們自身。他們將自己的職責內化,以至于在被人要求進行自我描述時,他們提及其職業的內容在回答中占了很大的比重。

        受訪者對工作的總體滿意度:工作滿意度高的員工更有可能為公司以及公司正在努力實現的目標全力以赴。

        最后,我們可以將數字化改造現有培訓內容,并重復利用的做法歸納為以下的幾種模式:

        1. 數字化是培訓材料的首選格式。CTC 不僅僅是學習過程中對手段的偏好,恰恰相反,組織之所以更喜歡CTC 方式,是由于培訓效果能得到明顯提高。在這項研究中,有79%的受訪者認為數字資料比印刷版的資料更能有效支持培訓。受訪者強調的好處包括提高培訓對象體驗的一致性、減少離開工作崗位以參加培訓的時間,以及在學習過程中融入創新能力。

        2. 有許多主題領域適合進行轉化。公司已經普遍進行過數字化轉換的主題包括IT 培訓、入職培訓、產品和服務知識培訓以及軟技能培訓。語言和流程改善是僅有的兩個轉換率較低的主題領域,只有不到30%的受訪者表示其組織目前正在或計劃進行轉換。但是,這個數字反過來也證明,大多數學習與發展團隊推出了普遍適用的產品組合。

        3. 材料轉換過程存在必須從戰略高度加以重視的挑戰。成功轉換培訓材料存在許多障礙。受訪者提及最多的問題是如何優化在移動設備的學習。其他明顯的障礙包括利用外部解決方案的成本和范圍,企業治理方面的障礙以及企業內部缺乏將印刷版資料數字化的技術技能。

        4. 在更喜歡使用印刷版資料開展培訓的組織中,參與培訓的員工很可能已經有了迎接數字化的準備和意愿。人們通常認為CTC 易于使用,并且有利于員工的工作表現。此外,關于數字化培訓方式的態度與使用印刷版資料的水平呈正相關,這表明這些公司有大量的員工認為采用CTC 對他們有好處。相反,對CTC 的用處和對工作績效的影響與企業培訓中用多少印刷版和數字化的材料無關,受訪者在這些指標上都給出了相當高的平均分數,表明無論接觸到多少培訓或是用哪種形式培訓,他們都能看到CTC 的價值。

        原文經許可, 摘自《Recycled& Reused: Repurposing Training Content for Digital Delivery》一文。Conduent Learning Services and Training Industry, Inc. (www.trainingindustry.com) 于2017年登記版權。秦嶺譯。

        本中文版由世界經理人(www.17wanzhuan.cn)組織翻譯并編輯。

        本文刊載于《世界經理人》雜志2020年01/02月合刊 【人力資源】欄目

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